2 hours ago
2
Seiring perkembangan zaman, muncul banyak teknologi baru yang menjadi solusi penting bagi perusahaan, seperti aplikasi digital onboarding. Aplikasi ini merupakan sebuah tools yang memudahkan karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan perusahaan. Berbagai fitur di dalamnya memudahkan mereka mempersiapkan diri, bahkan jauh sebelum hari pertama masuk kerja.
Baca Juga: Jangan Emosi, Ini Tiga Teknik Membalas Komentar Haters secara Elegan di Media Sosial
Mengenal Penggunaan Aplikasi Digital Onboarding bagi Karyawan
Terkadang, fase onboarding employee jadi tantangan tersendiri bagi Human Resource atau HR. Sebab, orientasi karyawan baru ini melibatkan proses administratif kompleks yang membuat adaptasi karyawan terhadap budaya kerja menjadi lambat. Untungnya, kini tersedia aplikasi onboarding yang menyederhanakan fase tersebut.
Secara umum, aplikasi onboarding bisa mendorong keterlibatan karyawan baru di perusahaan dengan konsisten dan mudah. Akses aplikasinya pun cukup gampang, bisa dioperasikan melalui ponsel maupun laptop.
Peran Aplikasi Onboarding bagi Proses Orientasi Karyawan
Seperti yang kita tahu, memiliki proses orientasi yang efektif sangat penting untuk menyambut karyawan baru. Bagi karyawan, fase ini merupakan kesan pertama mereka untuk praktik dan belajar budaya perusahaan. Dengan demikian, memberikan pengalaman onboarding terbaik bisa membuat karyawan baru lebih bersemangat dan terarah untuk mempelajari pekerjaan baru mereka.
Biasanya, tim perlu menyambut karyawan baru untuk memperkenalkan peran mereka bagi perusahaan. Proses pengenalan ini diisi dengan berbagai kegiatan kompleks, termasuk pemberian informasi, mengisi formulir dan agenda rapat. Hal tersebut seringkali membuat karyawan baru, manajer dan perwakilan SDM jadi kewalahan.
Baca Juga: Peluang Konten Life Hack untuk Kreator Pemula, Bisa Cepat Naik tanpa Perlu Repot
Sementara itu, manajemen akan menuntut efisiensi dan efektivitas perekrutan meningkat secara bertahap. Nah, disinilah kinerja aplikasi digital onboarding dibutuhkan. Aplikasi ini menjadi kunci sukses untuk menyederhanakan proses orientasi karyawan, termasuk menawarkan komunikasi waktu nyata yang memberikan pengalaman lebih baik..
Fitur Unggulan Aplikasi Onboarding
Aplikasi onboarding menawarkan sederet fitur unggulan yang bisa membantu adaptasi karyawan di lingkungan perusahaan. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
- Greetings: Fitur khusus untuk memberikan informasi atau interaksi melalui ucapan untuk karyawan baru. Fitur ini juga bisa memberikan ucapan khusus kepada karyawan yang sedang berulang tahun.
- Company Kit: Fitur khusus untuk kebutuhan akses terhadap profil perusahaan, direktori SOP perusahaan dan BoD.
- Inbox: Fitur untuk berkoordinasi terkait urusan pekerjaan dalam platform chat. Fitur ini memiliki seluruh fitur dan fungsi chat pada umumnya.
- Smart Personalia: Fitur untuk memudahkan urusan HR. Misalnya saja, directory perusahaan, cuti, message hingga urusan personalia lainnya.
- Employee Directory: Fitur yang memberikan akses informasi untuk mencari data karyawan perusahaan.
Manfaat Penggunaan Aplikasi Onboarding
Secara keseluruhan, aplikasi onboarding memberikan manfaat kompleks bagi karyawan dan pemberi kerja. Tak hanya mendukung orientasi karyawan, aplikasi ini juga bisa memberikan benefit lain, sebagai berikut.
1. Aliran Komunikasi Lebih Efisien
Aplikasi onboarding mampu menghilangkan saluran komunikasi panjang dengan mengirimkan pesan secara instan. Hasilnya, HR tidak perlu lagi menyampaikan informasi penting terkait pelatihan. Mereka tinggal memposting informasi di perangkat, kemudian karyawan akan menerimanya lewat pemberitahuan.
2. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Aplikasi digital onboarding bisa meningkatkan keterlibatan karyawan dalam berbagai cara. Mulai dari membantu penyederhanaan komunikasi hingga keterlibatan antara tim perkerekturan, manajer maupun karyawan baru. Lewat aplikasi ini, karyawan baru bisa menavigasi tugas pekerjaan pertama, alur kerja serta kebijakan perusahaan dengan cepat.
3. Mengurangi Dokumen
Selama masa onboarding, ada banyak dokumen yang harus diisi. Namun, proses ini bisa lebih sederhana dengan penggunaan aplikasi onboarding. Aplikasi bisa membantu perusahaan mengotomatisasi tugas dan dokumen terkait.
Aplikasi juga memungkinkan pergantian formulir berbasis kertas dengan media digital. Hal ini jelas menghemat waktu bekerja sekaligus mencegah kesalahan yang disebabkan oleh human error.
4. Mengurangi Biaya Perekrutan dan Risiko Turnover
Tingkat turnover karyawan merupakan jumlah karyawan yang keluar dari perusahaan, baik karena mengundurkan diri ataupun diberhentikan. Perputaran karyawan ini seringkali jadi masalah serius bagi perusahan. Sebab, proses tersebut menimbulkan biaya yang tak sedikit.
Meskipun tidak bisa hilang sepenuhnya, aplikasi onboarding bisa berguna untuk menekan tingkat turnover. Keberadaan aplikasi ini membantu adaptasi karyawan dengan cepat, sehingga mereka bisa memberikan produktivitas maksimal selama bekerja.
Baca Juga: Tiga Cara Efektif Mengemas Konten Mitos vs Fakta agar Tidak Membosankan
Aplikasi digital onboarding bisa membantu departemen HR maupun manajer rekrutmen untuk mengurangi beban kerja. Di sisi lain, aplikasi digital onboarding ini juga bisa menangani berbagai kebutuhan karyawan baru dengan baik. Keberadaan aplikasi tersebut memungkinkan perusahaan mengelola seluruh tugas karyawan baru, mulai dari masa awal hingga bergabung dengan perusahaan. (R10/HR-Online)
